Impact van Corona op de inschrijvingen voor het colloquium ICT4care

Het startschot voor dit virtuele evenement is gegeven op dinsdag 13 oktober 2020 in De Montil te Affligem, waarbij we voor het eerst een hybride evenement hebben georganiseerd. Je kon op 13 oktober 2020 fysiek deelnemen, waarbij de sessies in beeld en klank zijn opgenomen. In totaal registreerden we 121 deelnemers voor het fysieke evenement en 70 deelnemers voor het digitale evenement.
Na de versoepeling van de Coronamaatregelen door de overheid in de maand september hadden we – in deze moeilijke Coronatijden – het geluk dat we het colloquium op de valreep nog konden laten doorgaan.
Echter werden we geconfronteerd met snel stijgende besmettingscijfers in de week voorafgaand aan het colloquium. Waar de inschrijvingen voor het fysieke evenement initieel pijlsnel omhoog gingen, zagen we dit de week voor het colloquium ineens omslaan, en werden registraties voor een fysieke deelname omgezet naar virtuele deelname.
De dag zelf waren er dan ook heel wat minder deelnemers fysiek aanwezig dan initieel ingeschreven.

Het digitaal platform was dan ook de ideale oplossing, ware het niet dat we op dat moment in volle piek zaten van de tweede golf. Door de prioriteiten in de zorginstellingen m.b.t. Corona kon niemand (op enkele uitzonderingen na) de tijd vinden om de presentaties op het platform te gaan bekijken.

Intussen evolueren de cijfers m.b.t. Corona gunstig.

We zijn de piek van de tweede golf stilaan voorbij, en geleidelijk aan begint iedereen terug wat tijd te vinden om de normale activiteiten opnieuw aan te vatten. Zo ook is er nu stilaan terug wat tijd voor deelname aan het virtuele colloquium ICT4care.

Afspraken betreffende de mogelijke omzetting van tickets voor fysieke deelname op 13/10 naar virtuele deelname

In het kader van de capaciteitsbeperking geldt dat de inschrijving van een deelnemer uit de gezondheidssector steeds primeert boven de deelname van een medewerker van een ICT-bedrijf/consultant/andere. Dwz dat ingeval de maximum fysieke capaciteit overschreden wordt, de medewerkers van uit de gezondheidssector steeds met prioriteit een toegangsticket voor fysieke deelname zullen ontvangen.
Bij overschrijding van de maximum-limiet wordt een inschrijving voor fysieke deelname automatisch omgezet in een virtuele deelname, waarbij in rangorde eerst de tickets van de ICT-bedrijven worden omgezet in virtuele deelname, en vervolgens in volgorde van inschrijven de meest recente inschrijvingen van deelnemers van uit de gezondheidssector. Annulaties van inschrijvingen zijn niet mogelijk, vermits het virtuele evenement nog tot 31 januari toegankelijk blijft.

Coronaproof colloquium: