Het colloquium wordt opnieuw hybride georganiseerd

Alle sprekers kunnen immers hun presentatie fysiek geven in het congrescentrum. De presentaties die vooraf opgenomen worden als een videopresentatie, worden ook digitaal ter beschikking gesteld op het virtueel platform.
Zo kunnen alle deelnemers de presentaties ‘die virtueel beschikbaar zijn’, nadien nog even opnieuw bekijken, ook de presentaties die men niet ter plaatse heeft kunnen bijwonen.

Naast de fysieke deelname aan het colloquium hebben de bezoekers ook de gelegenheid om zich in te schrijven voor een virtuele deelname (zonder fysieke aanwezigheid).
De organisatie van het colloquium zal volledig Corona-proof worden uitgewerkt.
Gezien we ervan uitgaan dat de vaccinatiestrategie zijn vruchten zal afwerpen en de epidemie verder zal afzwakken naar het einde van het jaar toe, gaan we er van uit dat we het colloquium met een normale bezetting kunnen laten doorgaan.

Het organisatiecomité heeft evenwel pro-actief besloten om enkele backup-scenario’s te voorzien:

  1. Indien de overheid zou beslissen dat er een beperking wordt opgelegd aan het aantal bezoekers, zullen de toegangstickets van de deelnemers (boven het limiet-aantal) omgezet worden in een digitale toegang tot het virtueel platform.
  2. Voor het geval de capaciteitsvermindering van die aard is, dat het niet haalbaar is het colloquium op 24 november te laten doorgaan, is er reeds een reservedatum vastgelegd op 17 mei 2022. De inschrijving van de deelnemende bedrijven wordt dan doorgeschoven naar de vooropgestelde vervangdatum in 2022. De bedrijven die zich nu inschrijven engageren zich dan ook voor de datum van 24 november 2021 EN de vervangdatum van 17 mei 2022 (als alternatief voor 24 november).

In het kader van een eventuele capaciteitsbeperking geldt dat de inschrijving van een deelnemer uit de gezondheidssector steeds primeert boven de deelname van een medewerker van een ICT-bedrijf/consultant/andere. Dat wil zeggen dat ingeval de maximum fysieke capaciteit overschreden wordt, de medewerkers van uit de gezondheidssector steeds met prioriteit een toegangsticket voor fysieke deelname zullen ontvangen.

Bij overschrijding van de maximum-limiet wordt een inschrijving voor fysieke deelname automatisch omgezet in een virtuele deelname, waarbij in rangorde eerst de tickets van de ICT-bedrijven worden omgezet in virtuele deelname, en vervolgens in volgorde van inschrijven de meest recente inschrijvingen van deelnemers van uit de gezondheidssector. Annulaties van inschrijvingen zijn niet mogelijk, vermits het virtuele evenement gedurende meerdere maanden na het colloquium ICT4care toegankelijk zal blijven en iedereen dus ruim de kans zal krijgen om alle presentaties te bekijken.

Coronaproof colloquium: